Efektivita zadávání úkolů a předávání informací v týmu

imagesZnáte svůj tým a jeho členy? Víte, jak mezi sebou komunikují a jak u nich funguje předávní informací? Víte, jak a komu rozdělit jednotlivé úkoly tak, aby byly co nejefektivněji splněny?

Pokud ne, ve výsledku plýtváte nejen časem svým a svých zaměstnanců, ale i jejich motivací. Vaše představy týkající se způsobu plnění úkolů se mohou lišit a vaši podřízení se tak mohou věnovat úplně něčemu jinému a vaše priority odsunout na konec pracovního seznamu. A správně zadat úkol není nic jednoduchého.

Jak měříme kvalitně odvedenou práci?

Kritérium kvality a rychlosti zadaného úkolu se může jevit jako samozřejmé, ovšem každý s ohledem na svoje zkušenosti, roli v týmu a ve firmě a v neposlední řadě s ohledem na osobnostní typologii máme definici kvalitní a rychle odvedené práce odlišnou.

U člena týmu je nutné, aby měl jasno v tom: co po něm chceme, proč se to má udělat a k čemu to bude. Je nutné mít jasno dále v tom, jak to má udělat (zda je způsob čistě na něm, nebo má navržený postup). A co to přesně znamená?

Ano, zadávání úkolů má svá jasně daná pravidla. Jako jednu z metod vám může být vodítkem metoda SMART (pozn. mnemotechnická pomůcka používaná v projektovém řízení a koučinku ve fázích stanovení cílů). Zároveň je ale v této disciplíně dost prostoru pro vlastní pojetí, improvizaci a přístup, jak tato pravidla využít. A k tomu patří i individuální přístup k tomu, komu úkol zadáváme.

Jak při zadávání úkolu postupovat?

Nejdříve ze všeho si ale musíme pro sebe formulovat, co za úkol to je a jaký má být přesně jeho výsledek, abychom věděli, jak ho měřit, zda je splněn, jak má být splněn a za jakých podmínek (čas). Pokud to nebudeme vědět sami, těžko můžeme chtít po ostatních, aby to věděli oni, jestliže za jejich práci zodpovídáme.

Na řadu přichází část – komu jej zadat. Pokud si nejsme jisti, nebo se nám dosud neosvědčil způsob naší volby, může nám k tomu pomoci analýza komunikace jednotlivců v týmu mezi sebou a analýza komunikační dynamiky týmu vycházející z měření TEAMsCOM.

Z výstupu měření jasně uvidíme, jakým způsobem, jak často a jakými komunikačními kanály se v týmu komunikuje a na základě objasnění těchto jevů skrze osobnostní typologii dostat vodítko k tomu, jaké úkoly na které členy týmu delegovat, zda jsou jednotliví členové v týmu využiti a kde vidíme potenciál k tomu zvýšit efektivitu týmu v práci se zadanými úkoly.

K čemu je v tomto případě měření TEAMsCOM?

  • Zjistíte, kdo s kým a za pomoci jakých komunikačních kanálů v týmu komunikuje
  • Zjistíte, jak osobnostní typy členů týmů ovlivňují jejich práci v týmu a plnění zadaných úkolů
  • Zjistíte, jak jednotlivé typy členů týmu motivovat
  • Zjistíte, jakým způsobem jednotlivým členům týmu předávat úkoly
  • Zjistíte, zda úkoly pro jednotlivé členy týmu představují výzvu nebo problém

Cílem je, aby úkol byl pro toho, komu jej zadáváme jasný, srozumitelný a byla jasná forma kontroly, popř. trestu nebo naopak motivace za nesplnění úkolu. Co v tomto případě pomáhá, je chtít po podřízeném úkol zopakovat, abychom věděli, že tomu tak je, úkolu rozumí a je mu vše jasné. V rámci motivace pomáhá.

Důležité je podřízeným dát možnost se k úkolu vyjádřit a dále jim sdělit, o čem v rámci úkolu mohou sami rozhodovat a do jaké míry se to od nich očekává.

Pokud budete mít ve firmě/organizaci týmy, které do toho pořádně šlápnou, zlepšíte si celofiremní vztahy nejen uvnitř, ale i směrem ven. Zároveň tím zvýšíte motivaci zaměstnanců, vyřešíte fluktuaci a celkový obraz firmy.

Mgr. Hana Urbanová, Fullcoaching.cz

Příspěvek byl publikován v rubrice Blog. Můžete si uložit jeho odkaz mezi své oblíbené záložky.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>